Varjotietotekniikka: Hyödyt, Haitat ja Hallinta

Mikä on Varjotietotekniikka?

Varjotietotekniikka (shadow IT) viittaa ilmiöön, jossa työntekijät käyttävät työssään laitteita, ohjelmistoja ja verkkopalveluita ilman organisaation tietohallinnon lupaa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi omien älypuhelinten, pilvipalveluiden tai sovellusten käyttöä, joita ei ole virallisesti hyväksytty yrityksen prosesseihin.

Vaikka työntekijät ottavat usein käyttöön tällaisia työkaluja parantaakseen työnsä tehokkuutta, varjotietotekniikka voi altistaa organisaation merkittäville tietoturvariskeille ja hallinnan menetykselle.

Varjotietotekniikan Hyödyt ja Haitat

Hyödyt

Nopeampi päätöksenteko: Työntekijät voivat käyttää ratkaisuja, jotka sopivat heidän tarpeisiinsa paremmin kuin organisaation tarjoamat vaihtoehdot.
Innovaatio: Uusien työkalujen käyttöönotto voi tuoda uusia näkökulmia ja parantaa tehokkuutta.
Joustavuus: Mahdollisuus työskennellä missä ja milloin tahansa, erityisesti etätyössä.

Haitat

Tietoturvariskit: Luvattomat palvelut voivat sisältää haavoittuvuuksia, joita hyökkääjät voivat käyttää hyväkseen.
Tietohallinnan vaikeus: Tiedon hajautuminen eri alustoille voi tehdä sen hallinnasta ja seurannasta haastavaa.
Yhteensopivuusongelmat: Luvattomat työkalut eivät välttämättä sovi organisaation IT-infrastruktuuriin.

Esimerkkejä Varjotietotekniikasta

Pilvipalvelut: Työntekijät voivat käyttää Google Drivea tai Dropboxia tallentaakseen työtiedostojaan.
Viestisovellukset: Slack tai WhatsApp voivat korvata organisaation hyväksymät viestintävälineet.
Ohjelmistot: Ilmaisohjelmat tai sovellukset, jotka eivät täytä organisaation tietoturvastandardeja.

Miten Hallita Varjotietotekniikkaa?

Tietoturvakoulutus: Järjestä työntekijöille säännöllisiä koulutuksia tietoturvan perusteista ja varjotietotekniikan riskeistä.
Selkeät säännöt ja käytännöt: Määritä, mitkä työkalut ovat sallittuja ja mitkä eivät.
IT-osaston osallistaminen: Luo kanavia, joiden kautta työntekijät voivat ehdottaa uusien työkalujen käyttöönottoa.
Teknologian optimointi: Tarjoa työntekijöille turvallisia ja tehokkaita vaihtoehtoja, jotta heidän ei tarvitse turvautua luvattomiin työkaluihin.

Johtopäätös

Varjotietotekniikka on väistämätön osa nykyaikaista työympäristöä, mutta sen ei tarvitse olla uhka. Oikein hallittuna se voi tuoda innovaatioita ja joustavuutta organisaatioihin. Ratkaisevaa on tasapainottaa työntekijöiden tarpeet ja organisaation tietoturvavaatimukset.

Kun työntekijöille tarjotaan selkeät ohjeet ja työkalut, jotka vastaavat heidän tarpeitaan, varjotietotekniikan riskit voidaan minimoida, ja sen hyödyt maksimoida.

Voit tutustua Suomen kansallisen kyberturvallisuuskeskuksen verkkosivustoon osoitteessa kyberturvallisuuskeskus.fi.